SAMARBEJDSKONTRAKT

Mellem [afdeling] og [afdeling], er d.d.indgået følgende aftale.

Formål:

Aftalen indgås med henblik på, at de to afdelinger, i et fælles tæt og formaliseret samarbejde, bestræber sig på at udføre den helhedsorienterende sagsbehandling som lovgivningen lægger op til, og som vil være til gavn for både borgere og forvaltning.

Jura:

o Udveksling af oplysninger

Udgangspunktet er, at kommunen opfattes som en enhedsforvaltning. Det betyder som hovedregel, at oplysninger om og fra borgere må tilgå alle dele af forvaltningen (skoleområdet og selvejende institutioner er undtaget) uden samtykke. Kravet er, at den der modtager oplysningerne, har fagligt brug for dem i sin sagsbehandling.

Undtagelsen er sager, hvor borgeren selv ansøger om en ydelse. I ansøgningssager kan der kun udveksles oplysninger uden samtykke indenfor samme forvaltningsmyndighed. Da Sundhed og Omsorg og

Myndighedsområdet arbejder under samme direktør, og samtidig har sammenfaldende sagsområder og borgere, antages det, at vi tilhører samme forvaltningsmyndighed.

Der kan således udveksles oplysninger mellem de to afdelinger uden samtykke.

God forvaltningsskik medfører imidlertid, da der er tale om oplysninger der ikke altid er indhentet til det konkrete formål, at vi forsøger enten at indhente et samtykke, eller som det mindste orienterer borger om, at oplysningerne bruges af begge afdelinger.

o Som nævnt kan der udveksles oplysningen mellem de to afdelinger uden samtykke. God forvaltningsskik gør imidlertid, at vi alligevel bør forsøge at få et samtykke.

Det kunne eks. foregå på følgende måde:

Ved den første eller en af de første samtaler med borgeren kunne man sige til borgeren:

”Vi har modtaget din ansøgning om XX ydelse. Den ydelse du har ansøgt om, kan efter omstændighederne bevilges efter flere forskellige paragraffer i lovgivningen. For at hjælpe dig bedst muligt, vil jeg høre, om det er i orden for dig, hvis jeg ikke kan bevilge dig det ønskede efter vores paragraffer, at jeg videregiver dine oplysninger til en anden del af forvaltningen, så dit ønske kan blive behandlet bredt i forhold til den samlede lovgivning.”

Hvis borgeren siger ja til dette, noteres kort i journalen, at borger har givet samtykke til udveksling af oplysninger.

Hvis borgeren sige nej, orienteres borger om, at vurdering kun foretages i forhold til egne paragraffer, hvilket noteres i journalen.

Sagsbehandlingsfrist

Ukomplicerede sager, hvor det ikke kræver yderligere indhentning af oplysninger – vil behandlingsfristen være laveste fællesnævner, jf. kvalitetsstandarder

Begge parter godkender inden udsendelse.

Begrebsforståelse:

Hvilke begreber udfordrer fællesforståelsen?

Begrebsforståelsen vil via sparring blive delt.

Der afholdes 2 netværksmøder om året. Der er mulighed for konsulent mm.

Der inviteres til personalemøder på tværs af hinanden. Med cases mm.

Henvendelse – ansøgning

Der forventes at høre fra hinanden indenfor 24 timer. Skriver at mailen er modtaget.

Hos visitations- og hjælpemiddelafdelingen:

Der ringes på [telefonnummer] ved nye henvendelser.

Ved igangværende sager ringes til den relevante der har sagen.

Pr. mail [mailadresse]

Børn og familie team:

Pr. mail [mailadresse]

Der skal skrives i emnefeltet at det omhandler om børn

Ved underretning på børn u 18 år akut telefon XXXXXX

Voksen/handicap:

Pr. Mail [mailadresse]

Der skal skrives i emnefeltet at det omhandler om voksen

Ved akutte tilfælde på voksen området: ringes der på mobil: 2333 1697

Hvilke borgersager:

I de sager, hvor den afdeling der modtager en ansøgning vurderer, at der kan gives en bevilling som ansøgt, skal der ikke ske videregivelse af ansøgningen. Der sagsbehandles på sædvanlig vis, og udstedes en bevilling.

I de sager, hvor den afdeling der modtager ansøgningen vurderer, at der vil blive tale om helt eller delvist afslag, eller er i tvivl om hvilken paragraf der kommer i betragtning, videreformidles ansøgningen til den anden afdeling til vurdering. Sagen skal videresendes til den anden afdeling på et oplyst grundlag.

Kommunikation/arbejdsgange:

Samarbejdet:

Hvis sagen jfr. pkt. 4 skal vurderes i den anden afdeling, sender den sagsbehandler, der først har modtaget sagen, en mail til den anden afdeling, hvor der kort redegøres for sagen, og hvor vurderingen/tvivlen om udfaldet også beskrives. Uddybende spørgsmål foretages pr. telefon.

Da sager, der skal behandles i begge afdelinger, alt andet lige vil være tidsmæssigt mere omfattende, end sager der kan færdiggøres i én afdeling, skal sagsbehandlingen i disse sager prioriteres. Specielt bør der tages hensyn til fristerne i den enkelte afdeling.

Afgørelser

Skabeloner til fællesafgørelser udarbejdes.

Den sagsbehandler der har truffet (del)afgørelsen foretager også genvurderingen i klagesager. Ved klager laves der en samlet genvurdering, og fælles sendes der til ankestyrelsen.

Tovholder

I de åbenlyse bevillingssager er den sagsbehandler, der skal træffe afgørelse, tovholder i sagen.

I sager, hvor der er tvivl om muligheder, er den sagsbehandler, der først modtager sagen, tovholder.

Tovholderens ansvar er, at alle sten vendes i sagen, og at evt. tidsfrister overholdes. Tovholder har dialogen med borgeren og koordinerer afgørelsen, samt sikrer, at den kommer ud til borgeren.

Fremkommer der en klage i en fællessag, er den sagsbehandler der modtager klagen tovholder i klagesagen. Tovholder sammenskriver og sender til Ankestyrelsen.

I særligt komplicerede sager, vil der være en tovholder fra hver afdeling, som sikrer koordineringen af fælles afgørelse.

Dokumentation

Den enkelte sagsbehandler journaliserer egne sagsskridt på sagen. Når der er tale om sagsbehandling i begge afdelinger, laves der i journalen en henvisning til, at der kan forekomme akter i begge systemer.

Inden der indhentes nye (læge)oplysninger, koordineres der med det andet afdelinger

Uenighed

Vi respekterer hinandens faglighed. Skulle der alligevel opstå uenighed, aftales der først et møde sagsbehandlerne imellem, og er der stadig uenighed, udarbejder begge sagsbehandlere en fælles mail med beskrivelse af uenigheden som sendes til lederen i begge afdelinger. Lederne trækker af i sagen.

Ansvarlige for kontrakten

Personalet i de respektive afdelinger.